Contador não entrega seus documentos: o que fazer, com prazo e como acionar o CRC

Os documentos contábeis e fiscais da empresa são da empresa, e o Código de Ética do contador proíbe retê-los abusivamente, inclusive para forçar o pagamento de honorários (NBC PG 01, item 5, “l”). A Resolução CFC nº 1.590/2020 manda que a forma e o prazo de devolução constem do distrato (art. 9º), mas não fixa um número de dias. O que fazer agora: peça por escrito, com prazo e comprovante de recebimento; enquanto espera, baixe dos portais oficiais o que a empresa consegue obter sozinha; sem resposta, faça a denúncia ao Conselho Regional de Contabilidade (CRC) do estado; e, se houver urgência ou prejuízo, procure um advogado, porque o CRC não tem poder para obrigar a entrega.

Este texto aprofunda um ponto do guia como trocar de contador sem perder histórico. Antes de tratar a situação como conflito, lembre que separar arquivos de vários anos leva tempo, e demora nem sempre é recusa. O que muda o quadro é formalizar.

O que as normas garantem

Do lado da empresa, é ela quem precisa conservar os livros e os comprovantes dos lançamentos até a prescrição dos tributos (Código Tributário Nacional, art. 195, parágrafo único; Código Civil, art. 1.194). E o art. 10 trata da divisão de tarefas entre os contadores: perante a Receita e a prefeitura, a obrigação e eventual multa continuam sendo, em regra, da empresa, e acordo entre particulares não muda isso (CTN, arts. 121 e 123).

E o prazo para devolver?

Nenhuma norma do CFC fixa prazo em dias. Consulte nesta ordem:

1. Contrato: ele deve ter cláusula rescisória com prazo de prévio aviso (Res. 1.590, art. 2º, “l”). Esse aviso define quando a relação termina; não é prazo para devolver documentos.
2. Distrato: é nele que a forma e o prazo de devolução devem estar (art. 9º).
3. Nada escrito: fixe o prazo na notificação. Como referência prática, e não como prazo legal, de 5 a 10 dias úteis é razoável para separar e exportar arquivos. Para o que tem vencimento próximo, peça antes e explique o motivo.

O que é da empresa e o que é do escritório

Pelo art. 9º da Res. 1.590, voltam para a empresa os livros, os documentos e os arquivos das obrigações entregues ao Fisco. Na prática:

• livros contábeis e auxiliares (Diário, Razão), balancetes e demonstrações contábeis do período;
• declarações e escriturações transmitidas, com os recibos (PGDAS-D, DEFIS, DCTFWeb, ECD, ECF, conforme o regime);
• guias e comprovantes de pagamento;
• folha de pagamento e documentos trabalhistas, se houver empregados;
• o que a empresa entregou ao escritório: notas, extratos, contratos, originais;
• o certificado digital da empresa, se estiver sob a guarda do escritório.

Ficam com o escritório o sistema contábil, planilhas internas e modelos: são instrumentos de trabalho dele, fora do art. 9º. Algo além da lista, como os lançamentos em arquivo para outro sistema, depende de acordo, não de norma.

A vedação da NBC PG 01 fala em documentos “comprovadamente confiados” ao contador: guarde e-mails e protocolos do que você entregou.

Passo a passo

1. Faça o pedido formal, por escrito

Envie por e-mail e também por um meio com comprovante de recebimento: carta com aviso de recebimento (AR), entrega em mãos com protocolo ou Cartório de Títulos e Documentos, os meios que o CRC-SP lista como prova da notificação. Um modelo curto:

Assunto: Encerramento do contrato e devolução de documentos — [RAZÃO SOCIAL], CNPJ [número]

Prezado(a) [contador ou escritório], CRC [número],

Comunicamos o encerramento do contrato de prestação de serviços contábeis em [data], conforme [cláusula do contrato ou aviso de __/__/____].

Solicitamos, até [data], a devolução dos documentos da empresa em seu poder (Resolução CFC nº 1.590/2020, art. 9º): livros contábeis e auxiliares e balancetes até [mês/ano]; demonstrações contábeis do período sob sua responsabilidade; arquivos e recibos das obrigações entregues ao Fisco; folha de pagamento; e os originais entregues ao escritório.

Pedimos também o distrato (art. 6º), a confirmação das obrigações de competência até [mês/ano] que ficam a seu cargo (art. 10) e a comunicação ao novo responsável técnico, [nome, CRC], dos fatos relevantes, como parcelamentos e intimações em curso (art. 8º).

Autorizamos [nome] a receber os documentos (art. 7º, parágrafo único) em [endereço ou e-mail].

[Local e data] — [nome do sócio], [razão social]

2. Enquanto espera, baixe o que é seu nos portais

Boa parte do histórico fiscal está nos órgãos públicos, ao alcance de quem representa a empresa: o sócio do quadro societário ou o responsável legal no CNPJ, conforme o serviço. O que está só no escritório, como livros e originais, depende da devolução.

• Receita Federal: com conta gov.br prata ou ouro, representando o CNPJ, dá para baixar cópias de declarações, comprovantes de pagamento de DARF, DAS e DAE e o relatório de situação fiscal, que mostra pendências.
• Simples Nacional: no PGDAS-D, “Consultar Declarações” lista recibos, declarações e extratos do DAS; a DEFIS também pode ser consultada (Manual do PGDAS-D e DEFIS).
• ECD e ECF, para quem é obrigado: os arquivos transmitidos são baixados pelo ReceitanetBX, com certificado digital da empresa ou de procurador.
• eSocial: guarda os eventos de folha, em regra acessíveis com certificado digital (regras de acesso).
• Junta Comercial: qualquer pessoa pode obter certidões dos atos arquivados, como contrato social e alterações (Lei 8.934/1994, art. 29). Em São Paulo, a JUCESP oferece cópia digitalizada gratuita quando a imagem está disponível.
• Certificado digital: se ficou instalado no escritório, a empresa pode pedir a revogação à autoridade certificadora que o emitiu e emitir outro (Receita Federal).

Antes de cancelar a procuração eletrônica do escritório anterior (“Minhas Autorizações de Acesso”) ou revogar o certificado, combine por escrito quem entrega as obrigações de competência anterior que ainda vão vencer: pelo art. 10 da Res. 1.590, em regra, são do contador que saiu, e ele precisa de acesso para transmiti-las.

Como fazer a denúncia ao CRC

A denúncia vai para o CRC do local do fato; o CFC mantém a lista com o canal de cada estado. Em São Paulo, o CRC-SP recebe pelo formulário eletrônico, que tem a opção “Retenção de documentos”, pelo e-mail [email protected] ou por protocolo na sede, presencialmente ou pelos Correios. O rito é o da Resolução CFC nº 1.589/2020.

O que anexar, segundo a lista do CRC-SP para retenção de documentos:

• cópia da notificação pedindo a devolução, com o comprovante de recebimento;
• comprovantes de pagamento dos honorários;
• contrato de prestação de serviços, se houver (se não houver, diga isso no texto).

Do profissional ou escritório, o formulário pede o endereço completo e um destes dados: registro no CRC (confira na consulta nacional do CFC), CPF ou CNPJ. Descreva os fatos em ordem, com datas.

Com provas suficientes, o denunciado é intimado a se defender em 15 dias, prorrogáveis uma vez, e a apuração deve terminar em até 120 dias, prorrogáveis por até 45, com arquivamento ou abertura de processo (Res. 1.589, arts. 6º e 8º, com a redação da Resolução CFC nº 1.795/2026). Feita a denúncia, ela não pode ser retirada (art. 2º, § 3º). A comunicação de irregularidade dispensa identificação, mas quem a faz não acompanha a apuração (art. 4º).

Um limite importante: o próprio CRC-SP informa que o conselho não tem poder legal para obrigar o cumprimento de contratos nem para busca e apreensão de documentos, competência exclusiva do Judiciário. A apuração pode terminar em penalidade ética (NBC PG 01, item 20), mas não obriga a devolução.

E se houver honorários em aberto?

É um argumento comum para segurar documentos, e a NBC PG 01 trata dele de forma expressa: a retenção é vedada “inclusive com a finalidade de forçar o contratante a cumprir suas obrigações contratuais com o profissional da contabilidade”. Isso não apaga a dívida: se você reconhece o valor, acertá-lo tira o assunto da mesa; se discorda, registre o motivo por escrito. Cobrança e devolução de documentos são assuntos separados, e estar em dia, ou com a divergência documentada, fortalece a denúncia.

Quando é caso de advogado

• Urgência: fiscalização, intimação, venda da empresa ou financiamento que dependem de documento que só o escritório tem;
• Prejuízo: multa, perda de prazo ou outro dano ligado à falta dos documentos;
• Disputa de valores: honorários contestados, multa contratual ou cobrança para liberar documentos;
• Sem resultado: mesmo após notificação e denúncia, os documentos não vieram.

Pedido formal e denúncia, a empresa faz sozinha; medida judicial para obrigar a entrega e pedido de indenização, com advogado.

Perguntas frequentes

Existe prazo legal para o contador devolver os documentos?

Não em dias. A Resolução CFC nº 1.590/2020 determina que a forma e o prazo de devolução dos livros, documentos e arquivos constem do distrato (art. 9º), e o contrato deve ter prazo de prévio aviso para o encerramento (art. 2º, “l”). Se nada disso estiver escrito, fixe um prazo razoável na notificação e envie por um meio com comprovante de recebimento.

O contador pode reter meus documentos porque estou devendo honorários?

Pelo Código de Ética do contador, não. A NBC PG 01, item 5, “l”, veda reter abusivamente livros, papéis ou documentos confiados à guarda do contador, “inclusive com a finalidade de forçar o contratante a cumprir suas obrigações contratuais”. A dívida, se existir, continua devida e pode ser cobrada pelos meios próprios; ela só não justifica segurar os documentos.

O CRC obriga o contador a devolver os documentos?

Não diretamente. O CRC apura a infração ética e pode aplicar penalidade, mas, como informa o próprio CRC-SP, não tem poder legal para obrigar o cumprimento de contratos nem para busca e apreensão de documentos, que cabem ao Judiciário. A apuração deve ser concluída em até 120 dias, prorrogáveis por até 45 (Resolução CFC nº 1.589/2020, art. 8º, com a redação da Resolução CFC nº 1.795/2026).

Consigo recuperar alguma coisa sem o contador antigo?

Sim, boa parte do histórico fiscal. Com conta gov.br prata ou ouro, quem representa a empresa na Receita baixa cópias de declarações, comprovantes de pagamento e o relatório de situação fiscal, e as declarações do Simples ficam no PGDAS-D. Livros e originais que estão só com o escritório dependem da devolução.

Se preferir não conduzir a troca sozinho, veja como funciona a migração conduzida pela GT, incluindo a busca da documentação com o escritório anterior.