Contabilidade digital para Simples Nacional: como funciona de verdade — e o que não está incluído

Contabilidade digital para quem está no Simples Nacional é o mesmo trabalho contábil que a lei exige de qualquer empresa (apuração do DAS, declarações, folha e escrituração), feito sem balcão: os documentos chegam pela nuvem ou pelo WhatsApp, e o contador acessa os portais do governo por procuração eletrônica e certificado digital. Em relação ao escritório presencial, muda o canal. As obrigações, os prazos e a responsabilidade técnica do contador continuam os mesmos. E, como os tributos seguem as regras do município e do estado onde a empresa está, e não de onde fica o escritório, o atendimento funciona para empresa de qualquer estado.

O que o serviço precisa cobrir: as obrigações de uma empresa do Simples

Nem toda empresa tem todas as obrigações abaixo, porque folha, retenções e ICMS dependem da atividade. Mas é por esta lista que se mede o que uma mensalidade cobre.

A empresa do Simples não entrega a ECD (escrituração contábil digital) à Receita (IN RFB 2.003/2021, art. 3º, §1º, I), salvo se recebeu aporte de investidor-anjo (§2º). E os documentos que embasaram a apuração precisam ser guardados enquanto o Fisco ainda puder cobrar (LC 123, art. 26, II; CTN, art. 195, parágrafo único).

Escrituração contábil: o Simples não é dispensado

Só o empresário individual com receita de até R$ 81 mil por ano está dispensado. O Código Civil obriga o empresário e a sociedade empresária a “seguir um sistema de contabilidade” e a levantar o balanço todo ano (art. 1.179). A única dispensa é a do pequeno empresário (§2º), que a LC 123 define como o empresário individual com receita até o limite do MEI (art. 68), ou seja, R$ 81 mil (Res. CGSN 140, art. 71, parágrafo único). Na sociedade simples, os administradores também devem apresentar o balanço aos sócios todo ano (Código Civil, art. 1.020).

A LC 123 permite contabilidade simplificada, não a ausência dela (art. 27). A confusão vem do lado fiscal: para a Receita, o mínimo é o Livro Caixa (art. 26, §2º), que a escrituração contábil dispensa (Res. CGSN 140, art. 63, §3º). E há efeito no bolso do sócio: sem escrituração, a parcela de lucro distribuída com isenção fica limitada a um percentual presumido da receita, menos o DAS; com escrituração que demonstre lucro maior, esse limite não se aplica (LC 123, art. 14, §§1º e 2º).

Como funciona no dia a dia

No começo

• Contrato escrito, obrigatório para qualquer serviço contábil, digital ou presencial (Resolução CFC nº 1.590/2020, art. 1º).
• Procuração eletrônica: o responsável pela empresa cadastra uma autorização de acesso para o escritório no portal da Receita, com conta gov.br prata ou ouro, e escolhe os serviços liberados (gov.br).
• Acessos da prefeitura e do estado: emissor de nota e inscrições.
• Certificado digital da empresa, quando exigido. O eSocial só pode ser feito sem certificado por empresa com até 1 empregado; acima disso, ou quando norma específica exigir para a nota eletrônica, o certificado pode ser obrigatório (Res. CGSN 140, art. 79).

Quem já tem contador e está trocando encontra os passos da transição em como trocar de contador sem perder o histórico.

Todo mês

Da sua parte: emitir as notas, mandar extratos e comprovantes e avisar admissões, férias e desligamentos. Do escritório: conferir notas com extrato, apurar o PGDAS-D, fechar a folha, enviar eSocial, DCTFWeb e, quando houver, EFD-Reinf, lançar a contabilidade e mandar as guias. O contador transmite as declarações; a empresa paga as guias. As datas do mês são o dia 15 (EFD-Reinf), o dia 20 (DAS, INSS e FGTS) e o último dia útil (DCTFWeb).

Todo ano

O balanço e a DEFIS, que a partir de 2027 passa para dentro do PGDAS-D, entre janeiro e março, como informou a Receita Federal.

O que já está marcado para 2027

Em 1º de janeiro de 2027, as notas das empresas do Simples passam a seguir as regras de emissão com IBS e CBS (Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 4/2026, art. 1º, §1º), e a Receita poderá entregar o PGDAS-D pré-preenchido até o dia 10 do mês seguinte (Res. CGSN 140, art. 38-A, incluído pela Res. CGSN 190/2026). Quem vende para outras empresas tem ainda uma escolha semestral, explicada em Simples Nacional híbrido em 2027.

Na GT, parte dessa rotina roda em sistemas que nós mesmos desenvolvemos: um emissor de NFS-e e automações para alvará, guias e certidões. São ferramentas de trabalho, não promessa de resultado: a lei e os prazos são os mesmos para qualquer escritório.

Contabilidade digital atende empresa de outro estado?

Sim. O que define as obrigações da empresa é onde ela está, não onde está o contador:

• ISS: em regra, é devido no município do estabelecimento prestador (LC 116/2003, art. 3º), com exceções listadas na lei, como obras, em que vai para o local da execução. No Simples, o ISS entra no DAS (LC 123, art. 13, VIII).
• NFS-e: sai pelo emissor da prefeitura da empresa ou pelo emissor nacional. Desde 1º de janeiro de 2026, todo município deve autorizar a nota de padrão nacional ou compartilhar as notas do próprio sistema com o ambiente nacional (LC 214/2025, art. 62, §1º).
• ICMS, inscrição estadual e alvará seguem o estado e o município da empresa.
• CRC: o contador se registra no conselho do estado onde exerce a atividade principal, e o escritório, no CRC da sede (Resolução CFC nº 1.707/2023, art. 2º; Resolução CFC nº 1.708/2023, art. 1º).

Para o empresário, a checagem prática é confirmar o registro ativo do escritório e do contador na consulta nacional do CFC e ver se as regras da sua prefeitura (código de serviço, alíquota, sistema de nota) estão no escopo do serviço.

O que normalmente não está incluído, e como comparar propostas

Duas propostas com o mesmo preço podem cobrir coisas bem diferentes. Estes itens costumam ser cobrados à parte ou nem são serviço contábil:

• Abertura, alteração e baixa da empresa. As taxas da Junta Comercial e da prefeitura, em regra, são pagas pela empresa.
• Alvará e licenças (funcionamento, vigilância sanitária, bombeiros) e suas renovações.
• Certificado digital, comprado de uma autoridade certificadora.
• Imposto de renda dos sócios, que é declaração de outro contribuinte.
• Regularização de pendências antigas: declarações em atraso, parcelamentos e retificações de períodos anteriores ao contrato.
• BPO financeiro: contas a pagar e a receber, conciliação e cobrança. É gestão financeira, não obrigação contábil.
• Consultoria fora da rotina e atendimento a fiscalização.
• Funcionários acima do previsto no plano e eventos como rescisões, quando cobrados à parte.

A Resolução CFC nº 1.590/2020 ajuda na comparação: a proposta deve detalhar os serviços, a periodicidade, o valor de cada serviço, a forma de reajuste e a parte que fica a cargo do cliente (art. 4º), e o contrato precisa prever reajuste e aviso prévio para o encerramento (art. 2º). Leve estas perguntas a qualquer proposta:

1. A mensalidade inclui escrituração contábil com balanço anual, ou só a apuração do DAS?
2. Quantos funcionários e pró-labores estão incluídos, e quanto custa cada um a mais?
3. Quem emite as notas fiscais: a empresa ou o escritório?
4. Abertura, alterações, alvará e IRPF dos sócios estão dentro ou fora? Por quanto?
5. Em que situações o preço muda?
6. Qual o prazo de aviso prévio para encerrar o contrato?

Quanto custa a contabilidade digital para o Simples Nacional

O preço acompanha o trabalho. Pesam o faturamento; o número de funcionários e de sócios com pró-labore, porque cada pessoa gera folha, eSocial e guias todo mês; o volume de notas e de lançamentos; e a atividade, porque comércio com substituição tributária ou empresa com várias atividades exige mais conferência. Pendências herdadas são trabalho extra, não mensalidade.

Como referência, os planos publicados pela GT:

Os valores são ajustados conforme o faturamento e o número de funcionários, e o alcance de cada item, como o “societário básico”, vai descrito na proposta escrita. Se você ainda é MEI e está perto do teto, veja antes o limite do MEI em 2026.

Perguntas frequentes

Contabilidade digital atende empresa de qualquer estado?

Sim. Em regra, o ISS, a nota fiscal de serviço, o ICMS e o alvará seguem o município e o estado onde a empresa está, não o endereço do escritório, e os documentos circulam pela nuvem, com acesso aos portais por procuração eletrônica. O registro do contador no CRC pode ser conferido na consulta nacional do Conselho Federal de Contabilidade.

Empresa do Simples Nacional precisa ter escrituração contábil?

Sim. O Código Civil obriga o empresário e a sociedade empresária a manter contabilidade e levantar balanço anual (art. 1.179), e a única dispensa é a do empresário individual com receita de até R$ 81 mil por ano (LC 123, art. 68). O que o Simples dispensa é a entrega da ECD à Receita, salvo quando há aporte de investidor-anjo.

Quanto custa a contabilidade digital para uma empresa do Simples?

Depende do faturamento, do número de funcionários, do volume de notas e da atividade. Como referência, a GT publica o plano do Simples Nacional a R$ 350 por mês, com contabilidade completa, fiscal, folha de até 3 funcionários, eSocial e EFD-Reinf. O valor é ajustado conforme o faturamento e o número de funcionários.

O que normalmente fica fora da mensalidade do contador?

Costumam ser cobrados à parte a abertura e as alterações da empresa, o alvará, o certificado digital, o imposto de renda dos sócios, a regularização de pendências antigas, o BPO financeiro e a consultoria fora da rotina. A Resolução CFC nº 1.590/2020 exige que a proposta detalhe cada serviço e o seu valor (art. 4º), e é por esse detalhamento que as propostas devem ser comparadas.

A DEFIS acabou?

Como declaração separada, sim, a partir de 2027. A Resolução CGSN nº 190/2026 revogou o artigo que regulamentava a DEFIS e levou as informações socioeconômicas e fiscais do ano anterior para dentro do PGDAS-D, prestadas uma única vez entre janeiro e março. Antes da mudança, a DEFIS era entregue até 31 de março do ano seguinte.

Preciso de certificado digital para ter contabilidade online?

Nem sempre. O contador trabalha com a procuração eletrônica que a empresa cadastra no portal da Receita, mas o certificado da empresa pode ser exigido em alguns casos, como o eSocial de quem tem mais de 1 empregado e a nota eletrônica quando norma específica exigir (Resolução CGSN nº 140/2018, art. 79).